Elektroniczny obieg dokumentów od kilku lat stanowi obiekt zainteresowania większości firm i organizacji na całym świecie. Coraz więcej świadomych jego atutów firm decyduje się wdrożyć systemy umożliwiające zarządzanie workflow oraz czerpać korzyści z pracy z dokumentacją cyfrową. Jest to bardzo dobra decyzja, gdyż elektroniczny obieg dokumentów nie bez powodu jest obecnie uznawany za jedno z kluczowych narzędzi usprawniających funkcjonowanie współczesnych przedsiębiorstw. Co więcej, jest to rozwiązanie, które sprawdzi się w każdej branży oraz firmach o dowolnychj rozmiarów i skali prowadzonej działalności.
Co zmienia wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów?
Codziennością każdej firmy jest generowanie oraz przetwarzanie dokumentacji różnego rodzaju. Wiele z nich robi to na masową skalę. Sprawne zarządzanie obiegami dokumentów oraz związanymi z nimi procesami to swoisty klucz do zachowania płynności oraz poprawy jakości codziennej pracy pracowników. Nie sposób tego osiągnąć korzystając z archaicznych rozwiązań, do których należy tradycyjny obieg dokumentów. Procesowane manualnie papierowe dokumenty są na każdym kroku narażone m. in. na zgubienie, zniszczenie lub przeoczenie, co niesie za sobą wiele negatywnych następstw dla pracy firmy.
Problemy związane z tradycyjnym obiegiem dokumentów można w bardzo prosty sposób wyeliminować – wystarczy wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów. Jest to koncepcja, która zakłada całkowitą lub częściową digitalizację papierowych zasobów dokumentów, ich przechowywanie w cyfrowym archiwum oraz procesowanie za pomocą nowoczesnych systemów informatycznych klasy DMS. Cała dokumentacja jest zebrana w jednym, dostępnym dla każdego uprawnionego użytkownika miejscu, chroniona przed przypadkowym usunięciem lub nieuprawnioną modyfikacją oraz nie zajmuje fizycznego miejsca w firmie.
Elektroniczny obieg dokumentów i jego zalety – dlaczego warto?
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w istotny sposób skraca czas potrzebny do zarządzania dokumentami, usprawnia procedury obiegu dokumentów oraz zapewnia firmie odpowiednią kontrolę nad procesami związanymi z dokumentacją. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala zgromadzić w łatwo dostępnym miejscu wszystkie zasoby dokumentacji firmy oraz bezpiecznie przechowywać je i procesować w elektronicznej postaci. Skraca także czas potrzebny do pracy z dokumentacją – pracownicy mogą szybko wyszukiwać potrzebne im dokumenty, wprowadzać w nich zmiany oraz wymieniać je między sobą.
Osiągnięcie tych korzyści jest możliwe pod warunkiem wdrożenia odpowiedniego oprogramowania do zarządzania firmową dokumentacją. Nowoczesny system zarządzania dokumentami (z ang. Document Management System) to rozbudowane i wysoko funkcjonalne rozwiązanie platformowe, które pozwala na sprawną wymianę poszczególnych dokumentów między podmiotami biorącymi udział w ich procesowaniu, nadawanie dostępu do plików konkretnym użytkownikom oraz rejestrowanie i archiwizowanie dokumentacji w zdigitalizowanej postaci.
Poszukując rozwiązania na lata – takiego, które stanowić będzie inwestycję w rozwój firmy i da nam gwarancję skalowalności – warto zwrócić uwagę na platformy low-code. Pod pojęciem tym kryją się nowoczesne rozwiązania informatyczne przygotowane specjalnie z myślą o firmach i organizacjach, którym szczególnie zależy na osiągnięciu lub utrzymaniu wysokiej konkurencyjności w dobie cyfrowej transformacji, powszechnie obecnej digitalizacji oraz wprowadzanej dziś na szeroką skalę pracy zdalnej. Platformy low-code umożliwiają tworzenie wysoko funkcjonalnych, skrojonych na miarę każdego przedsiębiorstwa aplikacji biznesowych bez kodowania. Platformy low-code umożliwiają stworzenie elektronicznego obiegu dokumentów – ale na tym ich funkcjonalności się nie kończą. Nowoczesna technologia znajduje wiele zastosowań, a elastyczność rozwiązań tej klasy sprawia, że firmy o różnej wielkości, działające w różnych branżach (które często muszą zarządzać zupełnie innymi, indywidualnymi procesami biznesowymi) i na różnych rynkach znajdują w technologii low-code silnego sprzymierzeńca w drodze ku dalszemu rozwojowi.